Manual de Usuario

Contenido

Parte 1 · Primeros pasos

Qué es Aturna VET

Aturna VET es un sistema para gestionar una veterinaria completa: la agenda de turnos, la ficha de cada paciente, su historia clínica, las internaciones y cirugías, el stock de medicamentos e insumos y el movimiento diario de dinero. Está pensado tanto para el consultorio de un solo profesional como para una clínica con varios veterinarios y recepción.

Qué resuelve

• La agenda. Un calendario por profesional con vistas de día, semana, 4 días y mes; horarios de atención propios de cada veterinario y días no laborables.
• La ficha del paciente. Datos del animal, de su dueño y —si trabajás con animales de producción— del establecimiento al que pertenece.
• La historia clínica. Consultas, examen físico completo, patologías, tratamientos aplicados y archivos adjuntos, todo en un solo lugar y siempre a mano.
• La internación y la cirugía. Registro de ingreso, box, tratamientos aplicados durante la internación, controles y ficha quirúrgica con datos de anestesia.
• El stock. Productos, medicamentos e insumos con lotes, vencimientos, stock mínimo y aviso cuando algo está por faltar o por vencer.
• La caja. Ingresos y egresos del día, con método de pago, y descuento automático de stock cuando lo que se cobra es un producto.

Qué necesitás para usarlo

Nada que instalar. Alcanza con conexión a internet, un navegador actualizado (Chrome, Edge, Firefox o Safari) y cualquier dispositivo: computadora, tablet o celular. La pantalla se adapta a los tres: en el celular los listados se muestran como fichas apiladas en lugar de tablas anchas.

Cómo está organizado este manual

Parte 1 · Primeros pasos

Los cuatro planes

Aturna VET tiene cuatro planes: Free, Basic, Professional y Clínica. Cada uno incluye todo lo del anterior y suma funcionalidades. El plan lo elegís al registrarte y lo podés cambiar cuando quieras desde Estado del Plan → Mejorar Plan.

Qué incluye cada plan

Período de prueba

Al registrarte tenés 30 días de prueba gratis, sin tarjeta de crédito. Durante ese período tu cuenta figura en estado Prueba y accedés con normalidad a todo lo que incluye el plan que elegiste. Al entrar, el sistema te muestra un aviso con los días que te quedan.

Precios anuales

Hay precios especiales para pagos anuales. No se contratan desde el sistema: escribinos por WhatsApp al +54 362 456-9542 y lo vemos.

Parte 1 · Primeros pasos

Los roles: quién puede hacer qué

Cada persona de tu equipo entra con su propio usuario y su propio rol. El rol define qué pantallas ve en el menú y qué puede hacer en cada una. Hay tres:

Administrador

Es quien creó la veterinaria. Ve todo: configura los datos de la veterinaria y los servicios, da de alta profesionales y recepcionistas, gestiona el plan y los pagos, importa y exporta datos, y además trabaja con turnos, pacientes e historias clínicas como cualquier profesional.

Profesional

El veterinario. Trabaja con la agenda, los pacientes y la parte clínica: turnos, fichas de animales y dueños, historia clínica, exámenes físicos, internaciones, cirugías, productos y caja. No configura la veterinaria, no gestiona el plan y no administra recepcionistas.

Por defecto cada profesional gestiona sólo sus propios turnos. Eso se puede cambiar desde la configuración (ver Configuración general) para que cualquiera pueda agendar por cualquiera.

Recepcionista

Atiende el mostrador y el teléfono. Gestiona turnos, clientes y pacientes, ve el listado de profesionales para poder agendar y registra movimientos de caja. No accede a la historia clínica ni a internaciones, cirugías o productos: en el listado de pacientes no le aparecen los botones de editar ficha ni de historia clínica.

En la sección Referencia rápida: quién hace qué, al final del manual, está la tabla completa pantalla por pantalla.

Parte 1 · Primeros pasos

Crear la cuenta e ingresar

Registrarse

El registro lo hace una sola persona: la que va a ser administradora de la veterinaria. El resto del equipo no se registra, se da de alta desde adentro del sistema.

1. Entrá al sitio de Aturna VET y elegí el plan que querés. Vas a llegar al formulario de registro con ese plan ya seleccionado.
2. Completá Nombre, Email, Contraseña (dos veces) y el Nombre de la Veterinaria.
3. Revisá el Plan. Si te invitó otra veterinaria, cargá el Código de referido que te pasaron.
4. Confirmá. Te llega un email para verificar la cuenta: abrilo y hacé clic en el enlace.
5. Volvé a la pantalla de ingreso y entrá con tu email y tu contraseña.

Iniciar sesión

El ingreso tiene dos pasos:

1. Escribí tu Email y tu Contraseña y tocá Iniciar sesión. El sistema recuerda el último email usado en ese dispositivo, así la próxima vez ya viene cargado.
2. Elegí la veterinaria en la que querés trabajar. Si tu email está asociado a una sola, igual la ves y la tocás para entrar.

Desde esa misma pantalla, el enlace Crea una ahora te permite abrir una veterinaria nueva con tu mismo usuario.

Si olvidaste la contraseña

En la pantalla de ingreso usá el enlace para recuperarla: te llega un correo con un enlace para definir una contraseña nueva. El enlace vence; si expiró, pedí uno nuevo.

Cerrar sesión

Arriba a la derecha, en el menú de tu nombre, el botón Salir. Conviene hacerlo siempre en computadoras compartidas.

Parte 1 · Primeros pasos

Puesta en marcha: la configuración inicial

La primera vez que entrás, el sistema no te deja ir directo al panel: te lleva por un asistente corto que deja la veterinaria lista para trabajar. Son dos tramos y no se pueden saltear, pero todo lo que cargás ahí se puede cambiar después.

Tramo 1: datos de la veterinaria

1. Dirección. Dirección, ciudad, código postal, provincia y país.
2. Notificaciones por email. Dos preguntas: si querés que se avise por correo al cliente cuando se le reserva un turno, y si querés mandarle un recordatorio 24 horas antes.
3. Permisos de agenda. Elegí entre dos modos: que sólo recepción y el administrador gestionen turnos de todos los profesionales (y cada veterinario sólo los suyos), o que cualquier usuario pueda agendar por cualquier profesional.

Tramo 2: tus datos como profesional

1. Datos personales. Foto, DNI, fecha de nacimiento, teléfono y sexo.
2. Horarios de atención. Para cada día de la semana, el turno mañana y el turno tarde en los que atendés.

Los primeros seis pasos, en orden

Terminado el asistente, este es el orden que menos vueltas te va a hacer dar:

1. Revisá los datos de la veterinaria en Configuración: logo, WhatsApp y el mensaje que reciben tus clientes por email.
2. Cargá tus servicios (consulta, vacunación, castración…) con su precio. Son los que después elegís al dar un turno.
3. Dá de alta a los profesionales y cargáles sus horarios de atención y sus días no laborables.
4. Dá de alta a los recepcionistas, si los tenés.
5. Importá tus clientes y pacientes si venís de otro sistema o de una planilla; si no, se van cargando solos a medida que atendés.
6. Cargá el stock inicial de productos, si tu plan lo incluye.

Parte 1 · Primeros pasos

Cómo moverse por el sistema

El menú lateral

A la izquierda están todas las pantallas, agrupadas por tema: Home (el panel), Agenda, Pacientes, Clínica, Inventario y Caja, Equipo y Usuario. En pantallas chicas el menú está plegado: se abre con el botón de las tres líneas, arriba a la izquierda.

El menú se arma según tu rol y tu plan: no vas a ver opciones que no podés usar.

La barra superior

• Sol / luna. Cambia entre tema claro y oscuro. La preferencia queda guardada en tu usuario, así que la vas a encontrar igual la próxima vez, en cualquier dispositivo.
• Tu nombre. Abre un menú con Veterinarias (cambiar de veterinaria), Mi Perfil y Salir.

Listados: buscar, paginar, exportar

Casi todas las pantallas de listado funcionan igual:

• Buscar. El campo de arriba a la izquierda. Escribí y tocá Enter o la lupa.
• Paginar. Los números de página, abajo del listado.
• Nuevo. Arriba a la derecha, para crear un registro.
• Importar / Exportar. Cuando el listado lo permite y tu rol y tu plan lo habilitan.
• Acciones por fila. Los íconos de la primera columna: editar, ver historia clínica, ver movimientos… Pasáles el mouse por encima y te dicen qué hacen.

Dictado por voz

Muchos campos de texto —motivo de consulta, notas, resumen de tratamiento, observaciones— tienen un ícono de micrófono. Tocálo y dictá: lo que decís se escribe en el campo. Es especialmente útil durante la consulta, con las manos ocupadas.

• La primera vez el navegador pide permiso para usar el micrófono. Hay que aceptarlo.
• Funciona en español de Argentina. Si tu navegador no lo soporta, el ícono no aparece.
• Volvé a tocar el ícono para dejar de grabar. Siempre podés corregir el texto a mano después.

Avisos y mensajes

• Mensajes de colores abajo de la pantalla. Confirman que algo se guardó o avisan que falló.
• Aviso de cuenta. Si estás en período de prueba, con un pago atrasado o con la cuenta bloqueada, al entrar aparece un cartel explicándolo, con un acceso directo a Estado del Plan.
• «Actualizá tu plan para acceder a esta función.» Aparece si intentás usar algo que tu plan no incluye.

Parte 2 · Configurar la veterinaria

Configuración general Administrador

Configuración reúne los datos de la veterinaria y las reglas con las que trabaja todo el equipo. Es una pantalla que se completa al principio y después casi no se toca.

Datos de la Veterinaria

Notificaciones por email Desde Basic

Dos interruptores, independientes entre sí:

• Habilitar envío de notificaciones por email. Al reservar un turno, el cliente recibe un correo con los datos y con tu mensaje personalizado.
• Habilitar recordatorio por email 24 hs antes del turno. Un segundo correo, automático, el día anterior. Es la forma más barata de bajar las ausencias.

Para que lleguen, el cliente tiene que tener email cargado en su ficha. Sin email no hay aviso posible.

Quién puede gestionar turnos de quién

Dos opciones, y la elección cambia el día a día de todo el equipo:

• Sólo recepción y el administrador gestionan turnos de todos los profesionales. Cada veterinario ve y modifica únicamente su propia agenda. Es lo más ordenado en equipos grandes.
• Todos los usuarios pueden gestionar turnos de cualquier profesional. Cualquiera agenda por cualquiera. Cómodo en equipos chicos o cuando no hay recepción fija.

Cuando terminás de editar, el botón Guardar al pie de la tarjeta confirma los cambios.

Parte 2 · Configurar la veterinaria

Servicios y precios Administrador

Los servicios son las prestaciones que ofrecés: consulta general, vacunación, castración, control, ecografía, baño. Se cargan una vez y después aparecen como opción al dar cada turno.

Están al pie de Configuración, en la tarjeta Servicios. El botón Agregar abre el formulario:

El listado muestra nombre, precio, descripción y la fecha de la última modificación, que es útil para saber cuándo actualizaste los valores por última vez.

Parte 2 · Configurar la veterinaria

Profesionales y sus horarios Admin. y recepción

Profesionales es el listado de los veterinarios de la veterinaria. La recepción lo ve para poder agendar; dar de alta, importar y exportar es tarea del administrador.

Dar de alta un profesional

1. Entrá a Profesionales y tocá Nuevo.
2. Completá Nombre, DNI, Nacimiento, Email, Teléfono y Sexo. Podés subirle una foto tocando el círculo de la izquierda.
3. Guardá. Con eso queda creado el usuario del profesional, que va a entrar con ese email.
4. Volvé a abrir su ficha: ahora aparecen las tarjetas de Configuración de turnos y Días no laborables.

Configuración de turnos (horarios de atención)

Una tabla con los siete días de la semana y, en cada uno, dos franjas: turno mañana y turno tarde. Tocá el día que querés editar y cargá el Desde y el Hasta de cada franja.

• Un día en el que el profesional no atiende se deja vacío.
• Si sólo atiende a la mañana, completá la franja de la mañana y dejá la de la tarde en blanco.
• El administrador y la recepción ven además la opción Aplicar a todos los profesionales, para replicar de una sola vez el mismo horario en todo el equipo. Antes de aplicarlo el sistema pide confirmación, porque pisa lo que cada uno tuviera cargado.

Días no laborables

Feriados, vacaciones, congresos, cierres por reforma. Se cargan con el botón + de la tarjeta y también admiten aplicarse a todo el equipo de una vez —lo lógico para los feriados.

Bloquear un profesional

En el listado, cada fila tiene un interruptor para bloquear al profesional. Un profesional bloqueado no puede iniciar sesión y deja de aparecer para agendar, pero toda su información se conserva: sus turnos pasados y las historias clínicas que firmó siguen intactas.

Importar y exportar

Importar permite cargar varios profesionales de una vez desde un archivo; Exportar baja el listado completo. Ambos se explican en la sección Importar y exportar datos.

Parte 2 · Configurar la veterinaria

Recepcionistas Administrador

Recepcionistas funciona igual que el listado de profesionales, pero más simple: no tienen agenda propia ni horarios de atención.

1. Tocá Nuevo.
2. Completá nombre, DNI, fecha de nacimiento, teléfono y email.
3. Guardá. El sistema crea el usuario con ese email.

En el listado, cada fila tiene el botón de editar y el interruptor para bloquear, con el mismo criterio que en profesionales: quien deja de trabajar se bloquea, no se borra.

Parte 2 · Configurar la veterinaria

Estado del plan, pagos y referidos Administrador

Estado del Plan es donde ves qué plan tenés, cómo está tu cuenta, el historial de pagos y tu código de referido.

Datos de facturación

Nombre o razón social, CUIT/CUIL y correo electrónico al que se envían los comprobantes. Se editan con el botón Cambiar datos de Facturación. Conviené completarlos antes del primer pago.

Estado de la cuenta

Pagar

Hay dos formas, y el método vigente se ve en la ficha:

• Manual. En Historial de Pagos cada cuota pendiente tiene un acceso para pagarla por Mercado Pago. Hay que hacerlo antes del vencimiento.
• Débito automático. El botón Realizar débito automático te lleva a Mercado Pago para dejar la suscripción adherida; a partir de ahí se cobra sola cada mes. Se da de baja con Cancelar débito automático, y los pagos vuelven a ser manuales.

El Historial de Pagos muestra período, importe, vencimiento y estado de cada cuota.

Mejorar o cambiar de plan

El botón Mejorar Plan abre la comparativa de planes. Elegís el que querés y confirmás.

• El cambio es inmediato: las pantallas nuevas aparecen en el menú enseguida.
• Si el plan nuevo es más caro, hay que abonar la diferencia.
• Durante el período de prueba no se paga diferencia.
• Abajo de la pantalla queda el registro de todos los cambios de plan que hiciste.

Dar de baja la suscripción

En la misma pantalla, el botón Dar de baja suscripción. Da de baja a todos los usuarios de la veterinaria, así que el sistema pide confirmación explícita.

Programa de referidos

Tu ficha incluye un código de referido. El botón de copiar arma un enlace de registro con tu código ya incluido, listo para compartir.

• Cuando una veterinaria nueva se registra con tu código y paga su primera cuota, se te acredita una bonificación de $10.000.
• Es acumulable: no hay límite de veterinarias invitadas.
• El descuento se aplica solo en tus próximas cuotas. Si no se puede descontar, se envía por transferencia bancaria.
• La tabla Bonificaciones, al pie de la pantalla, lista cada referido con su fecha, la veterinaria, el importe y si ya fue aplicado.

Parte 3 · El día a día

El panel de inicio

Dashboard es la pantalla con la que arranca el día. Arriba te saluda por tu nombre, con la fecha y las etiquetas de tu rol, tu plan y —si corresponde— el período de prueba.

Los indicadores

Una fila de tarjetas con los números del momento. Las tres primeras las ven todos los planes; las demás aparecen según lo que tengas contratado:

Agenda de hoy

Una línea de tiempo con los turnos del día en orden de horario: quién viene, con qué animal y a qué hora. Es el atajo más rápido para arrancar la jornada sin pasar por el calendario.

Ingresos Desde Professional Administrador

Dos tarjetas con el ingreso del día y el ingreso del mes en curso, calculados a partir de los movimientos de caja. Sólo las ve el administrador.

Estadísticas de consultas

Un gráfico con la distribución de las consultas por tipo —consulta, emergencia, control, otro— y otro con la tendencia mensual, para ver cómo evoluciona el volumen de atención a lo largo del año.

Parte 3 · El día a día

Turnos y agenda Todos los planes

Turnos es el calendario de la veterinaria. Lo usan el administrador, los profesionales y la recepción.

Elegir de quién es la agenda

Arriba a la izquierda está el selector de Profesionales. Qué ves ahí depende de la configuración de la veterinaria y de tu rol:

• Si podés gestionar turnos de todos, el desplegable lista a cada profesional y además la opción Todos, que superpone todas las agendas en un mismo calendario (cada turno muestra el nombre del cliente y el del profesional).
• Si sólo gestionás los tuyos, el calendario abre directamente en tu propia agenda.
• Si la veterinaria tiene un solo profesional, se selecciona solo.

Moverse por el calendario

• Hoy vuelve a la fecha actual.
• Las flechas ‹ y › avanzan y retroceden.
• El botón de la derecha cambia la vista: Día, Semana, Mes o 4 días. En computadora abre en semana; en celular, en 4 días.
• Al tocar el número de un día, el calendario se abre en la vista de ese día.

Dar un turno nuevo

1. Tocá Nuevo.
2. Si corresponde, elegí el Profesional.
3. Escribí el DNI Cliente y salí del campo. Acá pasa lo importante:
   • Si el DNI ya existe, aparece el nombre del cliente debajo y seguís.
   • Si no existe, se abre solo el formulario para darlo de alta en el momento, sin salir del turno.
4. Elegí el Servicio (de los que cargó el administrador).
5. Cargá Fecha, Desde y Hasta.
6. Si hace falta, escribí una Nota (hasta 255 caracteres). Podés dictarla.
7. Guardar.

Repetir un turno Desde Basic

Debajo del campo de fecha, al crear un turno nuevo, aparece el enlace Repetir turno. Sirve para tratamientos que se aplican varias veces: un plan de vacunación, curaciones periódicas, controles semanales. Defínís cada cuánto se repite, en qué días y hasta cuándo, y el sistema crea todos los turnos de una vez.

Modificar o eliminar un turno

Hacé clic sobre el turno en el calendario y se abre su ficha. Podés cambiar servicio, fecha, horario y nota, y guardar.

El botón Eliminar lo borra. Si el turno forma parte de una serie repetida, el sistema pregunta si querés eliminar sólo ese o todos los turnos relacionados.

Buscar un turno

El campo Buscar, al lado del selector de profesional, trae los turnos del cliente que busques y los muestra en el calendario. Mientras la búsqueda está activa, el selector de profesional queda deshabilitado: estás viendo el resultado de la búsqueda, no una agenda. Borrá el campo para volver a la agenda normal.

Notificaciones al cliente Desde Basic

Si el administrador las activó en Configuración, al guardar un turno el cliente recibe un correo con los datos y el mensaje personalizado de la veterinaria, y otro recordatorio 24 horas antes. Para que lleguen, el cliente necesita tener email cargado en su ficha.

Parte 3 · El día a día

Clientes (dueños) Todos los planes

Dueños es la agenda de personas: quienes traen a los animales. Cada animal pertenece a un dueño, y un dueño puede tener varios animales.

El listado

Muestra nombre, DNI, fecha de nacimiento, teléfono y email. Se busca por el campo de arriba y se pagina abajo. El botón de editar de cada fila abre la ficha completa.

Dar de alta un cliente

Hay tres caminos, y los tres llegan al mismo lugar:

• Desde Dueños con el botón Nuevo.
• Automáticamente, al cargar un turno con un DNI que todavía no existe.
• Desde la ficha de un animal, al asignarle un propietario que no está cargado.

Los datos son nombre, DNI, fecha de nacimiento, teléfono, email y sexo. El sistema controla que el DNI no esté repetido.

La ficha del cliente

Al abrirla ves tres bloques:

• Datos personales. Editables directamente ahí.
• Establecimientos. Los campos, tambos o criaderos del cliente. Sólo tiene sentido si trabajás con animales de producción; ver más abajo.
• Animales. El listado de sus animales, con acceso directo a cada ficha y a cada historia clínica, y un botón + para sumarle uno nuevo.

Establecimientos

Para clientes con animales de producción, un establecimiento es el campo o predio donde están los animales. Se carga con nombre, RENSPA, calle, ciudad, provincia, país, tipo y notas.

Una vez cargados, en la ficha del cliente podés filtrar sus animales por establecimiento, que es lo práctico cuando una misma persona tiene animales en varios lugares.

Importar y exportar

El administrador puede cargar clientes en lote con Importar y bajar el listado completo con Exportar. Ver la sección Importar y exportar datos.

Parte 3 · El día a día

Pacientes (animales) Todos los planes

Animales es el listado de pacientes: nombre, edad, raza, microchip y propietario. La edad se calcula sola a partir de la fecha de nacimiento.

Cargar un paciente

Tocá Nuevo y completá la ficha:

Desde el listado

Cada fila tiene dos accesos:

• Editar datos (lápiz): vuelve a la ficha del animal.
• Historia clínica (monitor cardíaco, en naranja): abre toda su historia. Es el botón que más vas a usar.

Parte 3 · El día a día

La historia clínica Admin. y profesionales

Es el corazón del sistema. Se abre desde el botón naranja del listado de pacientes, o desde la ficha del dueño. Arriba muestra los datos del animal y el botón Agendar nuevo turno, que lleva al calendario con el cliente ya identificado.

Los botones de arriba

• Historia Clínica — registra una consulta nueva.
• Internación Clínica — abre una internación con este animal ya seleccionado.
• Cirugía Clínica — abre una ficha quirúrgica con este animal ya seleccionado.
• Archivo Desde Basic — adjunta un estudio o una imagen a la historia del animal, sin necesidad de asociarlo a una consulta.

Las solapas

Cargar una consulta

El botón Historia Clínica abre un formulario con tres solapas. Se puede completar todo o sólo lo que corresponda: lo único obligatorio es el motivo y la clasificación.

Solapa Consulta

Todos estos campos admiten dictado por voz.

Solapa Examen Físico

La ficha clínica completa, agrupada por bloques:

• Signos vitales. Temperatura, frecuencia cardíaca, frecuencia respiratoria y TLLC (tiempo de llenado capilar).
• Estado general. Condición corporal (de emaciado a obeso), deshidratación (de ninguna a severa) y mucosas (rosadas, pálidas, cianóticas, ictéricas o congestionadas).
• Piel y ganglios. Estado de piel y pelaje, y de los ganglios linfáticos.
• Sistemas. Digestivo, respiratorio, endocrino, músculo-esquelético, nervioso, urinario, reproductor y sentidos, cada uno como normal, leve, moderado, severo o no evaluado.
• Locomoción y pezuñas. Grado de claudicación y condición de pezuñas, pensado sobre todo para animales de producción.
• Notas. Observaciones libres del examen.

Solapa Complementarios

Tres bloques desplegables:

• Patologías. Los diagnósticos de la consulta. Se buscan en una lista precargada y, si no están, se agregan a mano indicando nombre y tipo.
• Tratamientos. Lo que se aplicó o se indicó. Ver abajo.
• Archivos adjuntos Desde Basic. Estudios, imágenes o resultados que acompañan a la consulta.

Tratamientos aplicados

Cada tratamiento se carga con tipo (vacunación, desparasitación interna o externa, medicación, preventivo, procedimiento quirúrgico, estudio diagnóstico, reproductivo, nutricional u otro) y vía de administración (oral, subcutánea, intramuscular, intravenosa, tópica, ocular, inhalatoria…).

• Si tenés el módulo de productos Desde Prof., elegís el medicamento de tu stock y el lote. Queda registrado qué lote exacto se aplicó, que es lo que hace falta ante cualquier reclamo o retiro de producto.
• Si no lo tenés, escribís el medicamento, la dosis y el número de lote a mano.
• El campo Próxima dosis deja anotada la fecha del refuerzo, muy útil en planes de vacunación.

Ver, editar y guardar

En el Historial, cada consulta se puede ver (se abre en modo lectura, sin riesgo de tocar nada) o editar. Al guardar, el sistema actualiza en un solo movimiento la consulta, el examen físico, los tratamientos y los archivos adjuntos.

Descargar la historia o enviarla por email

Con una consulta abierta, arriba a la derecha hay dos íconos: descargar y enviar al cliente por email. Los dos abren la misma ventana, donde elegís qué secciones incluir:

• Motivo de la consulta
• Tratamiento
• Notas
• Patologías
• Prescripciones

Hay una casilla Seleccionar todos para marcar todo de una vez. Esto sirve tanto para entregarle al cliente el resumen de la consulta como para derivar el caso a otro colega sin mandar información de más.

Parte 3 · El día a día

Internaciones Plan Clínica Admin. y profesionales

Internaciones lleva el registro de los animales que quedan alojados en la clínica: por qué entraron, en qué box están, qué se les aplicó y cómo evolucionan.

El listado

Muestra animal, fecha de ingreso, fecha de salida, box, motivo y estado. El estado puede ser Internado, Alta, Retirado o Fallecido, cada uno con su color. El buscador filtra por animal y por motivo.

Cada fila tiene el botón de editar y el de historia clínica, que salta a la ficha completa del paciente.

Abrir una internación

1. Tocá Nuevo, o entrá desde la historia clínica del animal con el botón Internación —así el paciente ya viene cargado.
2. Si hace falta, elegí el Animal: el campo abre un buscador de pacientes.
3. Cargá la Fecha de admisión y el Box.
4. Escribí el Motivo de la internación.
5. Agregá Notas si corresponde y guardá.

El campo Recibido por queda con el profesional que abrió la internación. La internación nace en estado Internado.

El seguimiento diario

Una vez guardada, la ficha suma dos tarjetas. Son las que se usan todos los días mientras el animal está internado:

• Tratamientos. Cada aplicación: qué medicamento, de qué lote, por qué vía y cuándo. El botón + agrega uno nuevo. Queda el registro completo de lo que recibió el animal durante la internación.
• Exámenes. Controles clínicos sucesivos. Cada uno es un examen físico completo —temperatura, frecuencias, mucosas, hidratación, sistemas—, así que la tabla termina siendo la curva de evolución del paciente.

Todo lo cargado durante la internación aparece además en la solapa Internaciones de la historia clínica del animal, junto al resto de sus antecedentes.

Parte 3 · El día a día

Cirugías Plan Clínica Admin. y profesionales

Cirugías es el registro quirúrgico: qué se hizo, a qué animal, con qué diagnóstico previo y con cuál posterior.

El listado

Animal, fecha, pre diagnóstico, post diagnóstico, médico y tipo. Como en internaciones, cada fila tiene acceso a la ficha y a la historia clínica del paciente.

Cargar una cirugía

1. Tocá Nuevo, o entrá desde la historia clínica del animal con el botón Cirugía.
2. Elegí el Animal con el buscador.
3. Elegí el Tipo: general, tejidos blandos, ortopédica, odontológica, oftalmológica, neurológica, oncológica, urgencia o de campo.
4. Cargá la Fecha.
5. Escribí el Pre Diagnóstico y, cuando termine la cirugía, el Post Diagnóstico.
6. Agregá Notas y guardá.

Tratamientos y anestesia

Con la cirugía guardada aparecen dos bloques más:

• Tratamientos. Igual que en internaciones: qué se aplicó, de qué lote y por qué vía. Acá se registran premedicación, antibióticos y analgesia.
• Datos de anestesia. El protocolo anestésico, con el tipo usado: local, regional, general, sedación, disociativa o tópica.

Parte 3 · El día a día

Productos y stock Desde Professional Admin. y profesionales

Productos es el inventario: medicamentos, insumos y productos comerciales, con su stock, sus lotes y sus precios.

El listado

Categoría, nombre, presentación, precio de venta, si requiere receta, stock actual y estado. El estado es un semáforo que compara el stock actual con el mínimo que definiste, así que de un vistazo ves qué falta reponer.

Cada fila tiene tres accesos:

• Editar datos — la ficha del producto.
• Ver movimientos — todo el historial de entradas y salidas de ese producto.
• Nuevo movimiento — carga rápida de un ingreso o una salida.

Cargar un producto

Lotes y vencimientos

Los lotes no se cargan en la ficha del producto sino al registrar un movimiento de stock. Cuando dás de alta un ingreso, el formulario tiene un campo Lote donde elegís uno existente o creás uno nuevo con su numeración y su fecha de vencimiento.

Tenerlos cargados es lo que permite después:

• Registrar de qué lote exacto salió cada aplicación a un animal, en consultas, internaciones y cirugías.
• Indicar el lote al cobrar el producto en caja.
• Que el panel avise cuántos lotes están por vencer.

Movimientos de stock

Un movimiento es cualquier entrada o salida. Tiene tres datos que lo definen:

• Tipo: ingreso de stock, salida de stock o ajuste manual.
• Motivo: compra, consulta, venta, cirugía, internación, vencimiento o ajuste.
• Cantidad y precio.

Muchos movimientos se generan solos: al aplicar un medicamento en una consulta, internación o cirugía, y al cobrar un producto en caja. Los que cargás a mano son sobre todo las compras, los vencimientos y los ajustes después de un recuento.

En Historial de movimientos podés revisar todo lo que pasó con un producto y, si algo se cargó mal, revertir el movimiento: el sistema pide confirmación y devuelve el stock a como estaba.

Parte 3 · El día a día

Movimientos de dinero Desde Professional

Movimientos es la caja de la veterinaria: lo que entra y lo que sale, día por día. La usan el administrador, los profesionales y la recepción.

El listado

Fecha, tipo (ingreso o egreso), producto o servicio, método de pago, cantidad, precio unitario y total. Arriba hay filtros de Fecha desde y Fecha hasta —el listado se actualiza al completar la segunda— y un buscador por concepto.

Registrar un movimiento

1. Tocá Nuevo.
2. Elegí el Tipo: ingreso o egreso.
3. Si lo que cobrás es un producto de tu stock, elegílo en Producto y después el Lote. Si es un servicio o un concepto suelto, escribilo en Producto/Servicio.
4. Cargá Fecha, Cantidad y Precio indiv. El total se calcula solo.
5. Elegí el Método de pago: efectivo, transferencia, tarjeta de crédito o débito, QR, cheque, cuenta corriente, Mercado Pago u otro.
6. Guardá.

Corregir un movimiento

Los movimientos no se editan: se eliminan y se vuelven a cargar. Al eliminarlos, si correspondía a un producto, el sistema revierte también el movimiento de stock. Por eso pide confirmación antes de hacerlo.

Exportar la caja Administrador

El botón Exportar baja los movimientos a un archivo, con el rango de fechas que tengas filtrado. Es lo que se le pasa al contador a fin de mes.

Parte 3 · El día a día

Importar y exportar datos Administrador

Importar

Se pueden cargar en lote clientes, pacientes y profesionales. Es lo que hace llevadero el cambio desde otro sistema o desde una planilla.

1. Entrá al listado que corresponda y tocá Importar.
2. Descargá el modelo con Exportar Modelo. No cambies las columnas ni su orden.
3. Completá el archivo con tus datos, respetando el formato de cada columna.
4. Arrastrá el archivo al recuadro o elegílo con Explorar.
5. Tocá Enviar.

Terminado el envío aparecen dos paneles desplegables: los registros guardados y los registros con error, cada uno con su cantidad y su detalle. En los errores figura qué fila falló y por qué.

Exportar Desde Basic

Varios listados tienen un botón Exportar que baja la información a un archivo, listo para abrir en una planilla:

Sirve para copias de seguridad propias, para análisis que el sistema no hace y para pasarle información al contador.

Parte 3 · El día a día

Mi perfil Todos los planes

Mi Perfil son tus datos personales como usuario, no los de la veterinaria.

Datos personales

Foto, nombre, fecha de nacimiento y teléfono. El email no se puede cambiar: es tu identidad de acceso.

Cambiar contraseña

Escribí tu contraseña actual y la nueva, y guardá. Si la olvidaste, tenés que salir y usar la recuperación desde la pantalla de ingreso.

Editar datos profesionales

Si además de usuario sos profesional, el botón Editar datos profesionales te lleva a tu ficha de profesional, donde están tus horarios de atención y tus días no laborables. Ahí es donde cargás tus vacaciones.

Parte 4 · Referencia

Referencia rápida: quién hace qué

Qué ve y qué puede hacer cada rol, pantalla por pantalla. Si una fila tiene etiqueta de plan, además hace falta tener ese plan para que la pantalla aparezca.

Parte 4 · Referencia

Preguntas frecuentes

Cuenta y acceso

Me olvidé la contraseña

Usá el enlace de recuperación en la pantalla de ingreso. Te llega un correo con un enlace para definir una nueva. Si venció, pedí otro.

Puedo usar el mismo email en dos veterinarias

Sí. Al iniciar sesión elegís en cuál entrar, y con la opción Veterinarias del menú de tu nombre cambiás de una a otra sin volver a escribir la clave.

Un profesional dejó la veterinaria, qué hago

Bloquealo desde Profesionales. No va a poder entrar ni aparecerá para agendar, pero sus turnos y sus historias clínicas se conservan intactos. No lo borres.

Puedo entrar desde el celular

Sí, desde el navegador, con la misma dirección y las mismas credenciales. Los listados se muestran como fichas apiladas en lugar de tablas.

Turnos

No me aparece el botón para agendar por otro profesional

La veterinaria está configurada para que cada profesional gestione sólo sus turnos. El administrador lo cambia en Configuración.

Al cliente no le llega el email del turno

Revisá tres cosas, en este orden:

1. Que el cliente tenga email cargado en su ficha, y bien escrito.
2. Que en Configuración estén activados los envíos por email.
3. Que el correo no haya caído en la carpeta de no deseados del cliente.

Recordá que los avisos por email están disponibles desde el plan Basic.

Cómo cancelo una serie de turnos repetidos

Abrí cualquiera de los turnos de la serie y tocá Eliminar: el sistema te pregunta si querés borrar sólo ese o todos los relacionados.

Eliminar un turno le avisa al cliente

No. El aviso de cancelación hay que darlo por teléfono o WhatsApp.

Pacientes e historia clínica

No encuentro la raza del animal

Debajo del selector de raza hay un enlace para cargarla a mano: escribís la especie y la raza y quedan guardadas.

Un animal cambió de dueño

Editá la ficha del animal y asignale el nuevo propietario. La historia clínica viaja con el animal, que es lo correcto: es su historia, no la del dueño.

Puedo corregir una consulta ya guardada

Sí. En el Historial de la historia clínica, usá el botón de editar de esa consulta. El de ver la abre en modo lectura, sin riesgo de tocar nada.

Puedo adjuntar una radiografía o un análisis

Sí, desde el plan Basic en adelante. Se adjunta a una consulta puntual (solapa Complementarios) o directamente al animal, con el botón Archivo de la historia clínica.

El cliente me pide el resumen de la consulta

Abrí la consulta y usá el ícono de descargar o el de enviar por email. Antes de generar el archivo elegís qué secciones incluir.

Stock y caja

Cargué mal un movimiento de stock

Entrá a Historial de movimientos del producto y revertí el movimiento: el stock vuelve a como estaba.

Cobré un producto, tengo que descontar el stock aparte

No. Si el movimiento de caja apunta a un producto de tu inventario, el stock se descuenta solo.

El stock no coincide con lo que hay en el estante

Hacé un recuento físico y cargá la diferencia como un movimiento con motivo Ajuste. Conviené hacerlo periódicamente.

Plan y pagos

No veo Internaciones, Cirugías ni Productos en el menú

Tu plan no las incluye. Internaciones y cirugías son del plan Clínica; productos y caja, desde Professional. El administrador puede cambiar el plan desde Estado del Plan → Mejorar Plan.

Si mejoro el plan, cuándo puedo usar lo nuevo

En el momento. Las pantallas nuevas aparecen en el menú enseguida. Si el plan nuevo es más caro, hay que abonar la diferencia.

Qué pasa con mis datos si me bloquean la cuenta

No se pierde nada. Pacientes, historias clínicas y turnos siguen guardados; al regularizar el pago vuelve todo a estar disponible.

Cómo funciona el código de referido

Compartís tu enlace; cuando la veterinaria que invitaste paga su primera cuota, se te acredita una bonificación de $10.000, acumulable y sin límite. Se descuenta de tus próximas cuotas y figura en la tabla Bonificaciones de Estado del Plan.

Parte 4 · Referencia

Seguridad y buenas prácticas

Tu cuenta

• Una cuenta por persona. Compartir usuario borra el rastro de quién cargó cada historia clínica, que es justamente lo que le da valor legal al registro.
• Contraseña propia y no reutilizada. No uses la misma que en el correo personal ni en redes sociales.
• Cerrá sesión en computadoras compartidas o de mostrador.
• Nadie de soporte te va a pedir la contraseña. Si te la piden, no es soporte.

Los datos de tus clientes

• La información de la historia clínica es confidencial. Compartila sólo con el dueño del animal o con el colega al que derivás el caso.
• Antes de enviar una historia por email, verificá la dirección cargada en la ficha del dueño.
• Al exportar listados a una planilla, esos datos salen del sistema y quedan bajo tu responsabilidad: guardá el archivo en un lugar seguro y borralo cuando ya no lo necesites.

Que la información siga siendo útil

• Bloqueá, no borres. Vale para profesionales y recepcionistas: borrar rompe la trazabilidad de lo que esa persona registró.
• Cargá en el momento. Una consulta anotada tres días después pierde la mitad de los detalles. Para eso está el dictado por voz.
• Registrá el lote de cada medicamento aplicado. Es lo único que sirve ante un reclamo o un retiro de producto del mercado.
• Completá email y teléfono de cada cliente: sin eso no hay recordatorios, ni envío de historias, ni manera de avisar una cancelación.

Parte 4 · Referencia

Ayuda y soporte

Si algo no funciona como esperás o tenés una duda que este manual no resuelve:

Para que te podamos ayudar rápido

Contános, en lo posible:

• Con qué email y en qué veterinaria estás trabajando.
• En qué pantalla estabas y qué intentabas hacer.
• Qué mensaje te mostró el sistema, si mostró alguno.
• Una captura de pantalla: ahorra varias idas y vueltas.

Este manual

Está siempre disponible en el menú lateral, en Manual de Usuario, y se actualiza junto con el sistema. Desde ahí podés abrirlo en una pestaña aparte e imprimirlo o guardarlo como PDF con Ctrl+P.

Parte 4 · Referencia

Política de privacidad y Términos y condiciones

El uso de Aturna VET está sujeto a la Política de Privacidad y a los Términos y Condiciones de Uso vigentes.

Te recomendamos leerlos antes de utilizar el sistema: ahí se detallan los derechos, las obligaciones y los alcances del servicio, y cómo se tratan los datos que cargás.

Los dos documentos están disponibles en el sitio de Aturna VET y desde el pie de la aplicación.